URGENSI TENAGA ADMINISTRASI SEKOLAH

Oleh Ilhamdani, M.Pd

SEBAGAI suatu organisasi, setiap sekolah harus didukung oleh tenaga administrasi yang memenuhi kualifikasi dan kompetensi tertentu. Seperti yang tercantum dalam Permendiknas No. 24 Tahun 2008 tentang Standar Tenaga Administrasi Sekolah/Madrasah, tanpa kompetensi maka hasil kerja yang dihasilkan tidak akan berjalan semaksimal mungkin. Karena tenaga administrasi sekolah harus mampu melaksanakan kegiatan-kegiatan administrasi dalam dunia pendidikan dan menguasai beberapa kompetensi yang harus dimiliki oleh tenaga administrasi sekolah. Karena tugas utama tenaga administrasi memberikan pelayanan bagi yang memiliki kepentingan dalam bidang administrasi serta dapat membantu proses pembelajaran di sekolah. Jadi kompetensi yang dimiliki tenaga administrasi harus sesuai dengan standar kompetensi yang telah ditetapkan.Harus diakui bahwa di kalangan ilmuwan administrasi/manajemen dan di kalangan banyak praktisi di Indonesia istilah administrasi masih dalam polemik yang berkaitan dengan luasnya cakupan diantara kedua istilah, pemakaian istilah sehari-hari administrasi sebagai clerical work dan kesan bergengsi dalam penggunaan istilah manajemen (Engkoswara, 2011). Administrasi berasal dari Bahasa Latin Administrare yang memiliki arti membantu atau melayani. Dalam bahasa Inggris perkataan administrasi berasal dari kata administration, yang artinya melayani, mengendalikan, atau mengelola suatu organisasi dalam mencapai tujuannya secara intensif (Hadjaya, 2012) salah satu bentuk usaha dan aktivitas yang berhubungan dengan pengaturan kebijakan denga target maupun tujuan organisasi yang sudah ditetapkan.

Di dunia pendidikan untuk mengelola administrasi dibutuhkan kematangan dalam mengatur pola administrasi, dan sesuai dengan pola yang lebih baik serta sesuuai dengan aturan yang berlaku. Menurut (Prihatinin, 2011) Lembaga pendidikan seperti organisasi sekolah merupakan kerangka kelembagaan dimana administrasi pendidikan dapat berperan dalam mengeola organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.Administrasi mengandung beberapa pokok pengertian yaitu administrasi sebagai peoses kerja sama, aktivitas kerja sama dilakukan dua orang atau lebih merupakan wadah kerja sama yang berupa lembaga atau organisasi dan mempunyai tujuan tertentu yang ingin dicapai. Sedangkan pendidikan merupakan salah satu faktor terpenting dalam meningkatkan SDM yang akan menopang gerak pembangunan. Pendidikan sebagai investasi yang akan menghasilkan manusia-manusia yang memiliki pengetahuan, sikap, dan keterampilan yanf dibutuhkan dalam pembangunan suatu bangsa, maka dari itu dibutuhkan untuk mengatur agar dapat terstruktur dengan baik.Adapun Tujuan administrasi pada umumnya adalah agar semua kegiatan mandukung tercapainya tujuan pendidikan atau dengan kata lain administrasi yang digunakan dalam dunia pendidikan diusahakan untuk mencapai tujuan pendidikan. Sergiovanni dan Carver (1975 dalam (Burhanuddin, 2005) menyebutkan empat tujuan administrasi: 1) Efektifitas produksi; 2) Efesiensi; 3) Kemampuan menyesuaikan diri (adaptivenes); 4) Kepuasan Kerja. Keempat tujuan tersebut digunakan sebagai kriteria untuk menentukan keberhasilan dalam penyelenggaraan sekolah

Bicara tentang peran Tenaga Administrasi Sekolah (TAS) juga sangat penting. Sebab sebagai bagian satuan pendidikan TAS merupakan ujung tombak yang memberikan pelayanan baik kepada siswa, guru, orang tua, dan masyarakat sekitar.Tenaga administrasi bukan saja dalam rangka memperlancar pelaksanaan kegiatan pokok yang bersifat rutinitas tetapi juga dalam rangka pengembangan sekolah. Keberadaan tenaga administrasi dalam sekolah sebagai “supporting staff” terhadap layanan pembelajaran di sekolah. Tenaga Administrasi Sekolah merupakan sumber daya manusia di sekolah yang tidak terlibat langsung dalam pelaksanaan kegiatan belajar mengajar tetapi berperan mendukung kelancaran proses pembelajaran dan administrasi sekolah (Suryana, 2018).Tenaga administrasi bertugas membuat, menghimpun, mengolah, dan menyiapkan semua informasi yang diperlukan dalam rangka penyelenggaraan aktivitas sekolah dan pengambilan keputusan oleh Kepala Sekolah dengan kata lain tenaga administrasi berfungsi menyediakan data base yang handal bagi kelancaran seluruh kegiatan sekolah. Jika salah satu saja di antara aspek layanan administrasi tidak berfungsi dengan baik maka dapat dipastikan kinerja sekolah secara keseluruhan akan terganggu.

Administrasi pendidikan memiliki peran sebagai perencanaan (planning), pengorganisasian (coordinating), komunikasi, supervise, kepegawaian (staffing), pembiayaan (budgeting), penilaian (evaluating).Menurut Nawawi (2003) Administrasi pendidikan tersebut juga mempunyai fungsi sebagai berikut: 1) Fungsi perencanaan merupakan sejumlah kegiatan yang ditentukan sebelumnya untuk dilaksanakan pada suatu periode tertentu guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 2) Fungsi pengorganisasian, merupakan proses penentuan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan pengelompokan tugas-tugas dan membagi-bagikan pekerjaan kepada setiap personalia. 3) Fungsi pelaksanaan merupakan usaha menggerakkan anggotaanggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran organisasi dan sasaran anggota organisasi. 4) Fungsi pengawasan merupakan proses pemantauan, penilaian, dan pelaporan rencana atas pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.. Lebih rinciPrihatinin (2011) Fungsi-Fungsi pokok administrasi pendidikan, yaitu:1) Perencanaan Perencanaa merupakan salah satu syarat mutlak bagi setiap kegiatan administrasi. Tanpa perencanaan, pelaksanaan suatu kegiatan akan mengalamai kesulitan dan bahkan kegagalan dalam mencapai tujuan yang diinginkan ; 2) Pengorganisasian Pengorganisasian sebagai fungsi administrasi pendidikan menjadi tugas utama bagi para pemimpin pendidikan termasuk kepala sekolah yang perlu diperhatikan dalam pengorganisasian antara lain ialah bahwa pembagian tugas, wewenang, dan taggung jawab, hendaknya disesuaikan dengan pengalaman, bakat, minat, pengetahuan, dan kepribadian masing-masing otang yang yang diperlikan dalam menjalankan tugastugas tersebut ;3) Pengkoordinasian Adanya bermacam-macam tuga/ pekerjaan yng dilakukan oleh banyak orang, memerlukan adanya koordinasi yang baik dapat mengindarikan kemungkinan terjadinya persaingan yang tidak sehat dan atau kesimpangsiuran dalam tindakan. Dengan adanya koordinasi yang baik, semua bagian dan personel dapat bekerja sama menuju ke satu arah tujuan yang telah ditetapkan ;4) Pengkomunikasian Komunikasi dalam setiap bentuknya adalah suatu proses yang hendak mempengaruhi sikap dan perbuatan orang-orang dalam struktur organisasi. Di dalam kegiatan komunikasi diperlukan adanya motivasi, terutama motivasi intrinsik ;5) Supervisi Setiap pelaksanaan program pendidikan memerlukan adanya pengawasan atau supervisi. Pengawasan bertanggung jawab tentang keefektifan program itu. Oleh karena itu, supervisi haruslah meneliti ada atau tidaknya kondisi-kondisi yang akan memungkinkan tercapainya tujuan-tujuan pendidikan. Supervisi sebagai fungsi administrasi pendidikan berarti aktifitas-aktifitas untuk menentukan kondisi-kondisi yang esensial yang akan menjamin tercapainya tujuan pendidikan ;6) Kepegawaian Sama halnya dengan fungsi administrasi pendidikan yang telah diuraikan terdahulu kepegawaian merupakan fungsi yang tidak kalah pentingnya. Fungsi kepegawaian ini sudah dijalankan sejak penyususnan, perencanaan dan pengorganisasian. Didalam pengorganisasian telah dipikirkan dan diusahakan agar personel yang menduduki jabatan tertentu didalam struktur organisasi itu dipilih dan diangkat orang-orang uang memiliki kecakapan dan kesanggupan yang sesuai dengan jabatan uang dipegangnya. Dalam hai ini prinsip the right man in the right place selalu diperhatikan ;7) Pembiayaan Setiap kebutuhan organisasi, baik personel maupun material, semua memerlukan adanya biaya. Itulah sebabnya maka masalah pembiayaan kini harus sudah dumulai dipikirkan sejak pembuatan planning sampai dengan pelaksanaan. 8) Penilaian Evaluasi sebagai fungsi administrasi pendidikan adalah aktifitas untuk meniliti dan mengetahui sampai di mana pelaksanaan yang dilakukan dalam proses keseluruhan organisasi mencapai hasil sesuai dengan rencan atau program yang relah ditetapkan dalam rangka pencapaian tujuan pendidikan. 

Tenaga Administrasi Sekolah (TAS) memiliki organisasi yaitu Asosiasi Administri Sekolah (ATAS) Indonesia yang memiliki misi :  1). Meningkatkan kesadaran dan kemandirian diri tendik beraklak ; 2). Menjadikan organisasiprofesi sebagai jembatan perjuangan ; 3). Menanamkan sikap dan prilaku yang mencerminkan cinta tanah air ( NKRI ) ; 4). Menampilkan potensi diri dan prestasi sebagai abdi Negara ;  5). Membangun hubungan dan budaya kerja yang efektif untuk meningkatkan pelayanan prima. Tenaga Administrasi Sekolah dibawah naungan Dinas Pendidikan Provinsi Jambi di pimpin oleh Kepala Sub Bagian Tata Usaha yang payung hukumnya adalah Peraturan Gubernur Jambi Nomor 38 Tahun 2018 Tentang Penetapan Susunan Organisasi dan Tugas Unit Pelaksana Teknis  Daerah Satuan Pendidikan pada Dinas Pendidikan Provinsi Jambi pada Pasal 7 : (1) Sub Bagian Tata Usaha dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian Tata Usaha yang berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Kepala ; (2) Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melaksanakanpelayanan dan koordinasi dalam urusan ketatausahaan,kepegawaian, keuangan, asset, rumah tangga danketatalaksanaan serta menyiapkan bahan perencanaan sertaevaluasi kegiatan pada UPTD Satuan Pendidikan. Pada Pasal 8Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada Pasal7 ayat (2), Sub Bagian Tata Usaha menyelenggarakan fungsi :a). pelaksanaan kegiatan pelayanan dan pengelolaanadministrasi umum, meliputi pengelolaan surat menyurat,kepegawaian, keuangan, ketatausahaan, rumah tangga sertapengadaan sarana prasarana UPTD Satuan Pendidikan;b. penyiapan bahan perencanaan, monitoring dan evaluasikegiatan UPTD Satuan Pendidikan;c. penyiapan data, informasi dan penyelenggaraaaninventarisasi UPTD Satuan Pendidikan; d. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh atasan sesuaidengan bidang tugasnya. 

Jika peran dan  fungsi Tenaga Administrasi Sekolah dilaksanakan dengan ketentuan dan rambu-rambu atau aturan yang sesuai atau secara profesional serta dengan diberikan  kewenangannya sesuai aturan yang berlaku atau proporsionalkolaborasi antara Tenaga Administrasi Sekolah dibawah pimpinan Kepala Sub Bagian Tata Usaha dengan atasan dalam hal ini Kepala Sekolah maka tidak mustahil pelayanan di UPTD atau sekolah tersebut akan sesuai dengan harapan semua pihak  serta masyarakat yang merasakan manfaat dari pendidikan itu sendiri. (Kasubbag TU SMAN 3 Kota Jambi)